來源丨張麗?。ㄎ⑿盘枺?/span>zhanglijunCherry）

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職場上的人，就沒有不開會的，但你發(fā)現(xiàn)沒有：

很多時候，你參加的會議其實挺沒有必要的。

會議開了一個多小時，大家滔滔不絕講了半天，問題越來越多了，結(jié)論卻越來越少。

這種“低效”，甚至是“無效”的會議，既浪費時間，消耗精力，也會不斷地消磨員工的工作激情。

德魯克曾指出：“做有效管理者很重要的一件事是不開無效的會議。沒有效果的會議是浪費時間，開有效的會議，主管才能創(chuàng)造高效能?！?/span>

所以，職場人要開有效的會。

職場上的三種會議

在開始這個話題前，我們先來了解一下會議。職場上會議主題五花八門，但從效果劃分，可分為三類：

無效會議；

低效會議；

高效會議。

什么是無效會議？

你突然被通知去參加一個會議。會議開始后，才知道是關(guān)于產(chǎn)品上線的復(fù)盤會議。會議開始了，大家七嘴八舌地發(fā)言，但很快就偏了題，一個半小時過去了，在各種扯皮和喧囂中，你發(fā)現(xiàn)什么結(jié)論都沒有。最后，領(lǐng)導(dǎo)說，再定個時間，大家再開一次會。

付出時間成本，卻沒有收益，這就是無效的會議。

什么是低效會議？

你突然被通知去參加一個會議。會議開始后，才知道是關(guān)于產(chǎn)品上線的復(fù)盤會議。會議開始了，大家七嘴八舌地發(fā)言，但很快就偏了題，會議主持人趕緊將話題拉回正軌。大家繼續(xù)聚焦在項目復(fù)盤的話題上。之后，市場部、產(chǎn)品部、技術(shù)部等人員相繼發(fā)言，討論遇到的各種問題，原本計劃一個半小時就結(jié)束的會議，最后開了三個小時，但好在整個項目復(fù)盤會議得出了一些結(jié)論，達成了一些共識。

付出時間成本，獲得了較低的收益，這就是低效的會議。

什么是高效會議？
 

一周前，你被告知要和市場部、產(chǎn)品部、技術(shù)部等部門同事一起開會，會議主題是關(guān)于產(chǎn)品上線的復(fù)盤會議。你開始整理各項數(shù)據(jù)，做相關(guān)分析，制作PPT，為復(fù)盤會議做好充足的準(zhǔn)備。開會這天，會議主持人掌控著會議節(jié)奏，大家都緊緊圍繞著主題進行發(fā)言，從目標(biāo)達成度、計劃執(zhí)行情況、資源協(xié)調(diào)情況、產(chǎn)品測試和上線等方面做出相關(guān)的展示和分析。而你也發(fā)表了自己的見解，從自身專業(yè)角度提出問題，并給出解決方案。會議在一個小時就結(jié)束了，各部門都復(fù)盤了本身的工作，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，給下一步工作指明了方向。

付出很少的時間成本，獲得了極大的收益，這就是高效的會議。

職場上，時間是最大的資本，沒有誰的時間是可以隨意浪費的。

所以，我們要開高效會議。

高效會議的四個因素

什么樣的會議是高效會議？高效會議一般具有以下四個因素：

1.明確主題

蘋果公司前CEO史蒂夫·喬布斯說過：“除非你清楚知道自己要達到什么目標(biāo)，否則，不要召開會議?！?/span>

在開會之前，你首先要考慮這個會議是否必要，不要臨時起意去開一些沒有必要的會議。因為那會占有參會人員最為寶貴的資源——時間。

如果會議確實有必要，那你要明確會議的主題，會議是為了頭腦風(fēng)暴，激發(fā)創(chuàng)意，還是為了確定下步打法，協(xié)同工作，是要分發(fā)任務(wù)，還是要復(fù)盤工作。既然開會，就要對別人的時間負責(zé)。

2.會前準(zhǔn)備

明確了會議主題后，就要做好會前準(zhǔn)備。哪些人要參會，參會人員需要做些什么，提前溝通好確保會議中每個人都能夠發(fā)揮作用。此外，要提前確定好會議議程，以便于更好地掌控時間，控制流程。
 

3.掌控節(jié)奏

開會時，會議主持人一定要掌控節(jié)奏，不然很可能話題會跑偏。盡量讓所有人的發(fā)言都圍繞著會議主題進行，每個人坦率地發(fā)表見解和論點，但這必須以事實、數(shù)據(jù)作為依據(jù)，不要讓大家為了個別人想當(dāng)然的論斷而浪費時間。

最后，會議一定要有結(jié)論。這個結(jié)論可能是決策者下的，也可能是遵從多數(shù)原則，但一定要有結(jié)論。

4.會后跟蹤

別讓會議淪為走過場的“形式會議”，要真正讓會議有價值，還應(yīng)做好會后跟蹤。會議上確定的事項，需要其他部門協(xié)同的工作，要時時跟進，稽核檢查，如有非常情況可適時調(diào)整，確保各項會議決議都能落實到位。

避免陷入五個誤區(qū)

要開高效的會議，還應(yīng)避免陷入以下五個誤區(qū)：

1.會議主題過多

會議主題不要太多，聚焦在一到兩個主題即可。有些人開會恨不得一次會議解決所有問題，但貪多必失，過多的主題會分散參與者的注意力，進而影響會議的效率和品質(zhì)。

2.會議時間過長

人的注意力無法長時間集中。人注意力最多能集中1個小時，這也是為什么學(xué)校課程一般設(shè)置為45分鐘的原因。除非公司戰(zhàn)略會、季度會議這樣的大會，日常會議時間不要過長，最好別超過1個小時。會議時間越長，公司成本越高，而且解決問題，不在于會議長短，而在于你的準(zhǔn)備功夫是否做得足夠。

3.參與人員過多

除非必要，否則不要邀請無關(guān)緊要的人參加會議，太多的人和聲音會造成適得其反的結(jié)果。

Larry Page在出任谷歌CEO后，首要舉措就是改變了谷歌的開會制度。他定下的開會原則中有一條就是要求每次參會人員不能多于10人，而且每個人都必須給出想法，如果沒有想法就不應(yīng)該參加。

4.解決問題而非提出問題

會議的目的是為了做出決議，是要解決問題的，所以要確保參會者聚焦在行動方案上，而不是提出問題。那樣，問題只會越來越多，而答案越來越少。

5.溝通協(xié)同而非做個聽眾

會議，不是讓個別人唱獨角戲。每個參會的人都不應(yīng)該只是“傾聽者”，而應(yīng)該是 “貢獻者”。每一個參會者都應(yīng)是利益相關(guān)方，那就很有必要從自身角度提出想法，給出行動方案，不可只傾聽不發(fā)言。

總之，優(yōu)秀的管理者從來不會在無效的會議上浪費時間。他們會開必要的會，開高效的會，讓會議成為公司戰(zhàn)略方向的方向盤，部門業(yè)務(wù)增長的助推器，員工高效工作的加油站。

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